Frågor och svar


För Gruppansökan. Obligatoriska bilagor

Till ansökan skall bifogas följande dokument i PDF format

Inbjudan från det land/organisation ni avser besöka. Inbjudan skall vara skriftlig och översatt på svenska, engelska eller tyska och visa att sökande är välkommen/antagen till utbytet och gärna ha en beskrivning av utbytet. Observera att inbjudan ska vara ett personligt undertecknat PDF dokument. Om sökande avser delta i ett stort internationellt möte med många deltagare räcker det med den allmänna inbjudan och bekräftelse från arrangören att gruppen är antagen.

Dagsprogram/schema/program?
skall visa vad utbytet innehåller. Programmet skall helst göras tillsammans med mottagande part och kompletteras med eventuella tillkommande aktiviteter. Vid svårigheter att få till stånd ett gemensamt utarbetat program kan detta upprättas av endast ena parten. An programmet skall framgå volymen och kvaliteten på utbytet mellan besökare och mottagare.

Tillstyrkan
krävs vid gruppansökan. Det är ett undertecknat brev från firmatecknare eller ordförande i förening som godkänner ansökan i dess olika delar och intygar att föreningen tar ansvar för resan. Gäller resan skolelever skall tillstyrkan lämnas av skolledning/rektor. Observera att tillstyrkan skall vara ett undertecknat PDF dokument.

Deltagarlista krävs och ska innehålla namn födelseår på de som skall delta på resan. Observera att deltagarlistan skall vara ett PDF dokument.

För svarsbesök gäller följande:
Er inbjudan till gruppen som skall besöka Sverige, se i övrigt inbjudan ovan.
Dagsprogram/schema/aktiviteter, se ovan.
Tillstyrkan, från förening eller skola i Sverige, se i övrigt ovan.

Vad menas med en inbjudan/antagningsbesked?
För en grupp är inbjudan skriftlig och kommer från skolan/föreningen/lägret i det land ni ska ha utbyte med.
För svarsbesök är det en inbjudan från er skola/förening till den grupp som skall besöka er.
För enskild sökande är det en inbjudan/antagningsbesked från den organisation du ska besöka. Inbjudan/Antagningsbesked krävs för att Minnesfonden ska se att du eller gruppen är antagen och välkommen till utbytet som planeras. Observera att inbjudan ska vara ett personligt undertecknat PDF dokument.

Vad är ett dagsprogram/schema/program?
För en grupp är det ett dagsprogram/schema/program som ni gemensamt har arbetat fram och genomför med den skola/organisation ni ska besöka.
För svarsbesök gäller samma krav på dagsprogram/schema/program som för grupp som reser ut.
I programmet skall för samtliga sökande framgå hur boendet är upplagt. Besök med boende i familj ger en mycket bättre kontakt och internationell förståelse och prioriteras därför av Minnesfonden. När du fyller i din ansökan skall du ange boende och inbjudan och om möjligt bekräfta detta i inbjudan eller i ett separat dokument. Stipendier delas endast ut när det finns ett väl genomarbetat och dokumenterat program med ett omfattande utbyte och kontakt med ungdomarna i det land ni besöker. Det är detta som skapar internationell förståelse.

Vad är en tillstyrkan?
Tillstyrkan krävs vid gruppansökan. Det är ett undertecknat brev från firmatecknare eller ordförande i er förening som godkänner att gruppen får åka på utbytet ni söker stipendium för. För utbyte med skolelever skall det undertecknade brevet skrivas av skolledning/rektor som godkänner att ni får åka på resan. Observera att tillstyrkan skall vara ett undertecknat PDF dokument.

Hur ska deltagarlistan se ut? Deltagarlista krävs vid gruppansökan och ska innehålla namn och exakt födelsedatum (men inte de fyra sista siffrorna i födelsenumret) på de som deltar från Sverige i utbytet eller de som är inbjudna vid svarsbesök. Stipendiets storlek är i viss mån beroende på gruppens storlek. Därför är det viktigt är att en uppdaterad lista sänds med rekvisitionen av beviljat stipendium så vi ser om eventuella ändringar har skett från tiden vid ansökan till utbetalning av det beviljade stipendiet. Vid minskning av gruppen reduceras stipendiet. Ökning av beviljat stipendium sker inte oavsett ändring i gruppstorlek. Observera att deltagarlistan skall innehålla förnamn, efternamn, födelseår och vara i PDF format.

Vad är ett svarsbesök?
Svarsbesök gäller för gruppansökan och är ett besök i Sverige av de ungdomar som ni har haft eller planerar utbyte med.
Det som förekommer mest är att svenska grupper reser ut på utbyte och utländska grupper kommer till Sverige på ett så kallat svarsbesök efter detta. För att få stipendier från Minnesfonden för utbyte krävs i ofta redan genomförda eller planerade svarsbesök från de grupper som den svenska gruppen genomför utbyte med. Endast i undantagsfall bidrar Minnesfonden till svarsbesöket och då bara för vissa länder med mycket svag ekonomisk situation.
En stor fördel är om ni har möjlighet att bo i värdfamilj under ert besök och att de ungdomar ni bjuder in bor hos värdfamiljer i Sverige.

Hur ska en toleransresa se ut? Toleransresa gäller för gruppansökan och är läger eller utbyten som innehåller besök med information och reflektion i forna förintelseläger. Även toleransresor skall ha kontakt med ungdomar på resmålet för att beviljas stipendier och om möjligt även ha svarsbesök.

Kan man få stipendier för idrottsutbyte, cuper och träningsläger?
Ja under förutsättning att programmet innehåller ett väl planerat och genomfört internationellt utbyte utöver idrottsaktiviteterna. Det innebär att det skall finnas gemensamma programaktiviteter med ungdomarna som deltar i utbytet som skapar internationell förståelse. Boende i familj är en viktig aspekt.


För enskild sökande och volontärer. Obligatoriska bilagor:

Till ansökan skall bifogas följande dokument i PDF format.

Inbjudan från det land/organisation ni avser besöka. Inbjudan skall vara skriftlig och översatt på svenska, engelska eller tyska och visa att sökande är välkommen/antagen till utbytet och gärna ha en beskrivning av utbytet. Observera att inbjudan ska vara ett personligt undertecknat PDF dokument.innehåller tävling och träning och boende i svensk grupp på förläggning/hotell ges normalt sett inte stipendium
Dagsprogram/schema/aktiviteter skall visa vad utbytet innehåller eller arbetsuppgifterna som volontär. Av programmet skall framgå volym och kvalitet på utbytet mellan besökare och mottagare. Observera att det ska vara ett PDF dokument.
Två undertecknade rekommendationsbrev för enskild sökande och volontärer från olika personer som sökande känner väl och kan intyga att denna är lämplig för att genomföra det föreslagna besöket. Den som undertecknar rekommendationsbrev får inte vara släktingar eller kompisar utan till exempel en föreningsledare, arbetsgivare, ledare eller lärare.

Vad menas med en inbjudan/antagningsbesked?
För enskild sökande är det en inbjudan/antagningsbesked från den organisation du ska besöka. Inbjudan/antagningsbesked krävs för att Minnesfonden ska se att du är antagen och välkommen till utbytet som planeras. Observera att inbjudan ska vara ett personligt undertecknat PDF dokument.

Vad är ett Dagsprogram/schema/program?.
För volontär ska det finnas en beskrivning/dagsprogram från den som organiserar volontärarbetet och av de huvudsakliga planerade arbetsuppgifterna under volontärvistelen. i programmet ska även framgå ungefär under vilken tid volontärarbetet planeras.
För enskild sökande kan den organisation/förening som du eventuellt åker genom ofta sända dig ett program eller arbetsbeskrivning. Du kan även be att få det från den du skall ha utbytet med.

Vad menas med rekommendationsbrev?
Två rekommendationsbrev krävs för enskild sökande och volontär. Det är ett brev från en myndig person som du känner väl och kan intyga att du är lämplig för att genomföra det du söker stipendium för. Den som lämnar rekommendationsbrev kan till exempel vara en föreningsledare, arbetsgivare, ledare eller lärare. Av rekommendationsbrevet skall framgå adress och telefon till den som skrivit under och på vilket sätt den som lämnar rekommendationen känner dig. Minnesfonden accepterar inte rekommendationsbrev från kompisar, familjemedlemmar eller omyndiga personer. Observera att breven ska vara personliga undertecknade PDF dokument.

Vad ska en rapport innehålla?
För grupp skall rapporten översiktligt beskriva genomförd aktivitet. Vill vi gärna att rapporten även innehåller reflektioner och upplevelser från deltagarna och vad de fått ut av utbytet. Gärna några bilder om sådana finns. På Minnesfondens hemsida finns mallar och anvisningar för hur rapporter skall skrivas.
Volontärer har även fått rapportmallen i mejlet med besked om tilldelat stipendium. Riktlinjerna ska du ta med dig på ditt utbyte och få frågorna skriftligt besvarade av ansvariga för utbytet. Rapporten från din värd för utbytet skall bifogas din egen rapport till Minnesfonden.
Om resan beskrivits på internet skicka gärna med länken i rapporten. Rapporten får dock inte ersättas med information på internet.

Hur gör man en kostnadsberäkning?
Syftet med kostnadsberäkningen är att ge Minnesfonden en bild av hur kostnader och finansiering av det man söker för ser ut och om den är realistisk. Kostnadsberäkningen har 8 olika boxar som skall fyllas i. Resekostnader, programkostnader, kost och logi på kostnadssidan. Deltagaravgifter, anslag/bidrag från annan (än Minnesfonden), sökt stipendium från Minnesfonden och egna medel (från den sökande). När du fyller i boxarna med rätt belopp sker summeringen automatiskt för kostnader och för inkomster. Du bör aldrig räkna med att Minnesfonden ger ett stipendium som täcker alla kostnader.